Зафиксируйте начало отсчёта
Перед первой оплатой посчитайте наличные и согласуйте остаток с ответственным администратором. Если есть разменные деньги, они входят в начальный остаток. Без этой точки отсчёта даже правильный список оплат не объяснит сумму в конце дня. Для каждого объекта сети ведите сверку отдельно.
Формула и условный пример
Ожидаемые наличные = начальный остаток + наличные поступления + внесения − наличные выплаты − возвраты − изъятия. Пример: 1 000 + 8 000 + 500 − 3 000 − 200 − 1 000 = 5 300 ₴. Если ещё 4 000 ₴ клиенты заплатили терминалом, сумма банкнот не увеличивается. Сохраните перечень операций, а не только результат формулы.
Начисление не равно выплате
Работник мог заработать 1 500 ₴, получить 1 000 ₴ наличными, а остальное — переводом. Касса уменьшается на 1 000 ₴. Так же закупка материалов с банковского счёта не уменьшает физическую кассу. Разделяйте экономический смысл расхода и место, откуда ушли деньги.
Как искать расхождение
Сначала проверьте начальный остаток, затем способ каждой спорной оплаты, повторные записи, возвраты и выдачу зарплат. Сопоставьте итог с физическим пересчётом. Разница не является автоматическим доказательством злоупотребления. В WashCRM проверяйте заказы, способ оплаты и фактические выплаты; внесения и изъятия также должны иметь объяснение в вашем порядке учёта.