Управління замовленнями вашого об’єкта

Як створюється замовлення у WashCRM

Оформлення нового замовлення в WashCRM побудоване так, щоб адміністратор міг швидко прийняти автомобіль у роботу без заповнення зайвих полів.

Для створення замовлення потрібно:

1. Знайти існуючого клієнта або додати нового.
2. Вказати автомобіль.
3. Обрати пост автомийки.
4. Додати необхідні послуги.
5. Призначити виконавців.
6. Перевірити вартість замовлення та розрахунок зарплати.

Більша частина інформації, яка вже є в CRM, використовується повторно. Якщо клієнт або його автомобіль раніше обслуговувалися на цій автомийці, адміністратору не потрібно щоразу вводити всі дані заново.

Так формується єдиний облік замовлень автомийки, шиномонтажу або детейлінг-центру: автомобіль, клієнт, послуги, пост, працівники, сума замовлення та подальша оплата пов’язані між собою в одному процесі.

Пошук клієнта за телефоном і автомобіля за номером

WashCRM допомагає швидше оформлювати постійних клієнтів автомийки.

Якщо ввести номер телефону клієнта, система знаходить його серед клієнтів цієї автомийки та підтягує пов’язані з ним автомобілі.

Можна працювати й у зворотному напрямку: адміністратор вводить державний номер автомобіля, після чого система знаходить автомобіль та, якщо він уже обслуговувався на цій автомийці, пов’язаного з ним клієнта.

Це особливо зручно в години великого завантаження, коли адміністратор оформлює багато машин поспіль.

Замість повторного заповнення одних і тих самих даних достатньо знайти клієнта або автомобіль — і продовжити створення замовлення.

Дані автомобіля та визначення класу для прайсу

Після введення державного номера WashCRM може автоматично отримати інформацію про автомобіль, яка потрібна для подальшого оформлення замовлення.

Зокрема, система використовує дані про:

• марку та модель автомобіля;
• тип кузова;
• колір;
• габарити автомобіля;
• клас, до якого належить автомобіль у прайсі автомийки.

Це важливо для автомийок, де ціна однієї й тієї самої послуги залежить від розміру автомобіля.

Наприклад, комплексне миття компактного седана та великого позашляховика може мати різну вартість. Після визначення автомобіля система допомагає застосувати потрібний клас і відповідний прайс автомийки.

WashCRM також підтримує власні класи автомобілів. Власник може налаштувати категорії відповідно до довжини, ширини та висоти автомобіля й встановити окремі ціни послуг для кожного класу.

Послуги та виконавці в одному замовленні

Після вибору автомобіля адміністратор додає до замовлення послуги, які замовив клієнт.

Це можуть бути миття кузова, прибирання салону, віск, полірування, хімчистка, заміна шин, балансування коліс або будь-які власні послуги вашого об’єкта.

Для виконання замовлення призначаються конкретні працівники.

Таким чином, у WashCRM замовлення містить не просто загальну суму. Система знає:

• який автомобіль обслуговується;
• на якому посту виконується робота;
• які послуги були додані;
• скільки коштує кожна послуга;
• хто з працівників її виконує;
• яку частину зарплати потрібно нарахувати виконавцям;
• яку оплату за замовлення отримує адміністратор відповідно до налаштованих правил.

Ці дані надалі використовуються для обліку роботи автомийки без необхідності переносити замовлення в окремі таблиці.

Розрахунок зарплати видно ще під час оформлення замовлення

Одразу в картці замовлення WashCRM показує розрахунок, пов’язаний із виконанням роботи.

Адміністратор або власник може бачити, скільки з конкретного замовлення буде нараховано:

• виконавцю або кільком виконавцям;
• адміністратору;
• відповідно до правил оплати, встановлених для працівників.

Наприклад, якщо для мийника, майстра шиномонтажу чи детейлера встановлений відсоток від виконаних послуг, система розраховує його на основі послуг у конкретному замовленні.

Якщо для адміністратора передбачена окрема схема оплати, його нарахування також враховується.

Тобто зарплата працівників автомийки пов’язана безпосередньо із замовленнями, а власнику не потрібно наприкінці зміни вручну відновлювати, хто обслуговував автомобіль і які роботи виконував.

Детальніше: розрахунок зарплати мийників та адміністратора.

Роботи вже виконані, а клієнт ще не розрахувався

На реальній автомийці завершення роботи над автомобілем і оплата не завжди відбуваються одночасно.

Автомобіль уже може бути помитий, але клієнт ще перевдягається, п’є каву, очікує видачі автомобіля або просто ще не підійшов до адміністратора для розрахунку.

При цьому на пост уже потрібно приймати наступну машину.

WashCRM дозволяє вести кілька замовлень на одному посту, тому попереднє замовлення не потрібно штучно закривати або позначати оплаченим.

Наступний автомобіль можна прийняти в роботу, а попереднє замовлення продовжить очікувати розрахунку.

Це дозволяє не зупиняти роботу постів і водночас не втрачати неоплачені замовлення.

Виконане замовлення не означає оплачене

У WashCRM виконання робіт та розрахунок із клієнтом — це окремі етапи. Якщо послуги вже виконані, це ще не означає, що замовлення оплачене.

Якщо платіжний термінал не інтегрований, адміністратор вручну вказує спосіб оплати та фіксує розрахунок у системі.

Якщо до WashCRM підключений інтегрований платіжний термінал, процес працює інакше: адміністратор не підтверджує оплату вручну. Термінал сам передає в систему результат операції.

Поки термінал не підтвердить успішну оплату, платне замовлення неможливо закрити. Лише після фактичного проведення платежу WashCRM отримує підтвердження, фіксує оплату та дозволяє завершити замовлення.

Таким чином, виконана машина не може випадково перейти в закриті замовлення без фактично отриманих коштів. Для безкоштовних або службових замовлень використовуються окремі правила.

Власник бачить, які замовлення дійсно оплачені, яким способом проведено розрахунок, а готівкові та безготівкові платежі окремо враховуються у фінансовій аналітиці.

Можливість інтеграції залежить від банку та моделі платіжного термінала.